HR 전문가들의 e-HR 솔루션 활용 tip

최근 기업들은 더욱 치열해지는 경쟁사회 구조와 경영환경 속에서 생존을 위한 몸부림을 치고 있다고 해도 과언이 아니다. 이러한 상황하의 HR 핵심부문으로 두각 되는 것은 인재확보와 육성이라 할 수 있다.

기업들은 인사전략과 운영에 많은 관심과 투자를 하고 있으며, 단지 과거의 인적 정보관리, 비용절감, 통제관리 등으로 바라보던 HR의 관점이 인적 자산, 성과중심, 전략으로 변화되고 있으며, 이를 실행하기 위한 도구로서 e-HR시스템의 필요성은 점점 증가되고 있다.

이러한 변화의 흐름에서 HR담당자들이 어떻게 효율적으로 e-HR시스템을 활용하고, 그들의 이슈와 고민을 해결하고 있는지 실제적인 사례를 중심으로 소개하고자 한다.

 

기업의 HR업무를 담당하고 있는 실무자들은 업무수행을 하면서 다양한 이슈들을 가지고 고민하고 있다.

이슈 해결을 위해서는 전략적 판단을 위한 깊은 고민과 다양한 정보 취득을 위한 노력과 시간이 투자 되야

하지만 대부분의 경우, 많은 시간을 할애할 수 없다는 것이 현실이다.

그러나 실제 업무수행 형식과 시간 배분을 파악해 보면, 업무의 많은 시간을 단순하고 반복적인 일에 소모하고 있음을 알게 된다.

최근 기업들은 직원들의 의식조사를 위한 EOS(Employee Opinion Survey)를 시행하고, 그 결과를 기업 경영에 반영하고자 하기에, HR담당자들은 EOS 수행을 위해 적지 않은 시간을 투자하고 있다.

예를 들면, 설문대상자 지정을 위한 직원정보를 취합 대상자 선별 Paper or Groupware(그룹웨어)를 통한 설문지 배포 설문결과 취합 각 설문항목별 응답내용 집계를 위한 대상자 별 응답내용작성 Excel에 결과 취합  통계 자료 작성 이라는 프로세스를 진행하는데, 만약 Excel 함수를 잘 활용한다면 좀더 손 쉽게 결과를 얻을 수 있겠으나, 그렇지 않다면 많은 시간을 들여야만 위의 진행과정에 대한 원하는 통계자료를 얻을 수 있을 것이다.

그러나, 이러한 EOS 진행과정을 e-HR시스템을 활용함으로써 소요시간 절감뿐만 아니라 효과적으로 수행할 수 있다.

HR 담당자는 e-HR시스템을 통해 일정조건의 대상자를 자동선별하고, 설문항목과 측정단위를 설정함으로써 EOS수행준비를 손쉽게 마무리하고, e-HR시스템으로 설문응답을 등록 받고 설문진행상황을 모니터링 할 수 있으며, 설문결과는 시스템을 통해 바로 집계 및 통계자료로 작성할 수 있다.

뿐만 아니라 과거 동일한 EOS수행결과 분석과도 일관된 통계지표 및 형식을 활용할 수 있으므로, 결과분석 및 변화추이까지도 파악할 수 있게 된다.

또한, EOS결과를 시점별 변화추이까지 분석하여, 그 결과를 기업경영에 활용한다면 더욱 큰 효과를 얻을 수 있게 된다.

또 다른 기업들은 ‘인재확보’에 대한 이슈로 많은 고민을 하고 있다. 마찬가지로 이슈 해결을 위해 시간 및 비용 투자뿐만 아니라 다양한 노력을 전개하고 있다.

실례로 필자가 접한 한 기업은 사업범위 확장으로 많은 인재를 필요로 하고, 이를 충족하기 위해 HR부서의 모든 담당자들이 인재확보를 위한 채용업무에 많은 시간을 투자하여야 했다.

채용설명회, 지원자 접수, 서류전형, 면접전형, 최종합격자 선발 및 교육 등 과정을 거쳐 인재를 채용하는데 2~3개월의 기간이 소요되었다.

담당자는 채용공지와 입사지원접수를 위해 홈페이지 정비 및 등록을 하고, 홈페이지에 접수된 지원서 출력 후 HR담당자들과 더불어 검토하고 분류하여 서류전형 결과를 취합하고, 통과된 지원자에게 개별적으로 SMS나 메일을 송부하고 면접전형을 준비했다.

면접전형도 1~3차에 이르는 면접정보자료 작성, 면접결과 취합 등을 통해 최종 합격자를 선발하고 결과를 통보하는 일이 진행된다.

이러한 과정이 진행되는 동안 담당자뿐만 아니라 HR Staff 모두가 많은 시간을 투자하여야 하며, 이로 인해 채용기간에는 도저히 다른 업무를 병행하여 수행하지 못하고 있었다.

그러한 가운데, e-HR시스템 구축으로 시스템 활용을 통해 채용 프로세스상에 많은 변화가 일어 났다.

담당자는 홈페이지에 접수된 지원자 정보를 e-HR시스템에서 바로 확인할 수 있고, 접수 마감된 후에는 시스템을 통해 서류전형 기준에 따라 점수화된 집계현황을 보고, 서류전형 합격자를 확정하게 된다. 합격자에게는 시스템에서 SMS나 메일이 자동 송부된다.

면접관은 시스템에서 면접대상자 지원서정보를 바로 확인하고, 사전 정의된 면접질문항목에 대해 면접수행결과를 등록하게 된다.

면접 후 면접결과는 점수화되어 자동 집계되고 일정 기준에 통과된 지원자를 합격 처리한다.

동일하게 시스템에서 정해진 형식으로 SMS나 메일이 발송된다.

최종 면접을 마친 최종 합격자의 정보는 직원인사정보에 자동 이관 처리되며 부가적인 정보만 담당자가 추가 관리하면 된다.

위의 기업은 e-HR시스템을 활용함으로써 채용시기에 대다수의 HR담당자들이 매달렸던 업무를 담당자가 손쉽게 진행하게 되었으며, 채용절차에서도 그 기준과 처리과정이 명확하고, 일관된 진행을 할 수 있게 되었다. 또한 면접관들의 서로 다른 평가기준에 대한 고민도 시스템을 통해 제시된 면접 Guide 공유와 면접결과에 대한 결과 분석을 통해 면접관들의 면접 Skill 향상 및 세분화되어 가는 실무면접에서도 유용한 도구로 활용될 수 있었다.

 

인재확보와 더불어 이슈가 되고 있는 ‘효과적인 성과체계 운영’에 대한 고민들도 많이 있다.

다양한 방식의 지표를 개발하고, 각 지표단위 성과를 측정하여 조직 및 개인의 성과목표를 달성하고자 한다. 이러한 성과측정방식의 도입은 평가자와 피평가자의 의식변화를 반드시 필요로 한다.

과거 피평가자들은 평가결과가 평가자의 주관적 판단에 종속된 결과라고 생각하기 때문에 상사에게 잘 보여야 하고 실제적인 업무성과도 중요하지만, 상사에게 점수를 얻는 것이 좋은 평가결과를 얻는 지름길이라고까지 생각하게 된다.

평가자들도 평가권을 마치 조직원을 손쉽게 통제하기 위한 수단으로 활용하고, 자신의 주관적 판단으로 평가하려고 했다.

이에 따라 수용도에 대한 이견이 발생되고, 갈등이 발생하게 된다.

이러한 평가자와 피평가자들의 의식변화를 위해서는 다각적인 노력과 HR부서의 적극적인 지원체계가 필요하다.

위와 같은 부분에 있어서도 e-HR시스템을 활용한 평가 진행은 일부분 그 해결책을 제시할 수 있다. 평가자와 피평가자가 목표수립면담을 통해 목표를 설정하고, 그 수행과정의 결과들을 시스템에 등록 관리함으로써, 평가자와 피평가자가 수시로 확인 가능하게 하고, HR담당자는 진행 현황을 파악함으로써 평가자와 피평가자를 독려할 수 있다.

목표에 대한 평가지표가 정량지표라면 실적근거도 ERP시스템과 같은 기간시스템과 e-HR시스템이 연계됨으로써 자동 집계할 수 있으며, 정성지표인 경우에도 기간별로 평가자 또는 피평가자가 실적근거를 누적 관리할 수 있게 함으로써 평가자는 최대한 근거를 토대로 평가를 할 수 있도록 하며, 피평가자는 누적된 실적관리와 현황을 확인함으로써 향후 평가시점에 본인의 평가결과를 예측할 수 있게 된다.

피평가자가 평가결과를 예측하고, 그 결과를 얻게 된다면 평가결과에 대한 불만요소는 많은 부분 해소가 될 것이다. 평가자도 막연한 주관적 판단에 근거한 평가를 지양하고 근거를 통한 평가를 수행할 수 있게 된다.

e-HR시스템을 활용함으로써 평가의 원활한 진행뿐만 아니라 평가자와 피평가자의 평가에 대한 의식변화 및 객관성을 증대할 수 있고, HR담당자도 평가진행경과의 모니터링과 그 결과의 취합과 분석에도 효율적인 업무수행을 할 수 있게 되고, 궁극적으로 성과 향상에 도움을 준다.

마지막으로 기업은 생존을 위해 기업의 조직구조를 경영환경에 맞추어 변화시키려 하고 있다.

예전처럼 고정화된 조직구조가 아니라 유기적으로 변화되는 조직구조를 지향하고, 이러한 변화를 수용하고 대응하기 위해 HR담당자는 조직구조 변화를 예측하고, 이에 따른 인력구조변경 및 인력배치를 고민해야 한다.

어떤 기업의 HR담당자는 조직구조를 변경하고, 인력재배치를 하기 위해 대형 Board에 조직구조를 그려놓고 일일이 변경 가능한 시나리오와 이에 따른 인력변경내역을 하나하나 기록하며 고민하고 있었다.

조직개편시나리오가 변경될 때마다 Board 상의 조직과 인력구성을 바꾸어가면서 답을 찾고자 노력하고 있었다.

그러나, e-HR시스템 도입 이후 담당자는 시스템에서 제공하는 조직도상에서 조직구조를 시나리오에 따라 변경해 보면서 각 시나리오에 따른 변경 조직 구조안을 구상하고, 시스템에 저장해 두고 각 시나리오를 비교 분석하여 최종안을 도출할 수 있었다.

확정된 조직개편안에 따라 인력배치도 일괄 발령으로 처리한다.

이러한 시뮬레이션 기능은 급변하는 환경 속에서 기업의 조직구조 변경에 따른 의사결정을 신속하게 판단할 수 있도록 한다.

시뮬레이션기능은 조직개편뿐만 아니라, 임금인상률 결정을 위한 인건비 소요재원산출 등에도 효율적으로 활용할 수 있다.

이상에서는 기업들이 당면한 과제를 해결하기 위해 HR담당자들이 어떻게 e-HR시스템을 활용하고 있는지를 소개하였다.

 

앞으로 e-HR시스템이 기업의 전략수행과 비전달성을 위한 필요한 인적 자산관리 지원도구로서 활용될 것으로 기대하며, 이를 적극적으로 활용함으로써 각 기업의 HR담당자들이 HR전문가로써 발전하고 성장해 나아갈 수 있기를 바라며, 최근에 필자가 읽었던 책의 한 부분을 발췌하며 글을 마치려 한다.

 

『한 소년에게 아버지가 마당가운데 있는 돌멩이를 치우라고 하고 옆에서 지켜보고 있었다.
소년은 힘껏 노력했지만 그 돌멩이를 치울 수가 없었다.
소년은 아버지에게 도저히 치울 수 없다고 했다.
아버지는 다양한 방법을 고민하고 다시 해보라 했다.
소년은 끙끙대며 돌멩이를 치우려고 했지만 도저히 치울 수가 없었다.
소년은 결국 아버지에게 도저히 자신의 능력으로는 치울 수 없다고 했다.
아버지는 소년에게 이렇게 답했다.
“ 네 곁에 내가 있었는데 왜 아버지의 도움을 활용하지 않니?”
소년은 그제야 아버지께 도움을 청했고 아버지와 함께 돌멩이를 치울 수 있었다. 』

 

-휴먼컨설팅 그룹 김근회-